Témoignage à l’Hôpital Nord Franche-Comté : une chaîne entièrement automatisée depuis 2017

Distants d’une vingtaine de kilomètres, les Centres Hospitaliers de Belfort et Montbéliard ont fusionné dans les années 2000, instaurant la création d’une nouvelle entité, l’Hôpital Nord Franche-Comté. Celui-ci a pris ses quartiers en 2017 à Trévenans, dans de nouveaux locaux construits à mi-chemin entre les deux communes. Un changement qui n’a pas été sans impact sur l’ensemble des services, imposant des rapprochements, des réorganisations et des refontes de processus. Certains, comme les blocs opératoires et le laboratoire de biologie médicale (LBM), ont également mis à profit leur implantation dans de nouveaux locaux pour renouveler une partie de leur équipement. Le LBM s’est ainsi doté d’une chaîne connectée intégrant les automates de chimie, d’immunologie, d’hématologie et d’hémostase. « En fusionnant des activités auparavant réparties entre plusieurs sites, nous avons pu mutualiser nos outils de production, explique le Docteur Pascale Dussert, chef de service du LBM. Toutes les activités biologiques sont aujourd’hui traitées sur cette plateforme, avec des gains importants en termes de ressources humaines et de délais de rendu des résultats, en particulier pour les examens non-urgents ».
 

S’il était prévu de longue date, le regroupement des laboratoires de biologie médicale ne s’est pas fait en un jour. « Pendant les mois de préparation, puis de janvier à mars 2017 lors du déménagement, nos équipes étaient à cheval entre trois sites, à Belfort, à Montbéliard, et à Trévenans », raconte la biologiste en reconnaissant que « cette période a été très dure ». Les équipes avaient dû faire preuve d’imagination, notamment sur le plan du transport et de la logistique. L’installation effective dans les nouveaux locaux n’a pas non plus été de tout repos. « Après le déménagement, nous avons eu un an et demi de problèmes divers, des pannes, des installations à revoir… », complète Pascale Dussert en saluant le suivi effectué ici par la direction de l’établissement. « L’organisation-même des équipes a, pour sa part, évolué de manière quasi-continue pendant 18 mois, voire 24 pour certaines tâches, poursuit-elle. Mais nous nous y attendions, malgré toutes les prévisions faites en amont ».
 

L’importante phase préparatoire a en effet tenté de laisser le moins de place au hasard. Dès 2015, les responsables du service, épaulés par la direction des achats, ont ainsi choisi les automates aujourd’hui installés. Les équipes du LBM, y compris les techniciens, ont ensuite cherché à anticiper les nouvelles organisations des différents postes pour toutes les spécialités concernées. « Cette période a été particulièrement intense et intéressante, notamment en matière de gestion de projet et d’élaboration de modèles organisationnels, se rappelle Pascale Dussert. Nous avons dû détailler tous les circuits des personnes comme des prélèvements, afin de prévoir le plus de situations possibles, aujourd’hui comme demain ».

Avant janvier 2017 et les premières étapes du déménagement, les équipes des sites de Belfort et de Montbéliard ont également dû se former aux nouveaux équipements, et plus particulièrement à la chaîne automatisée. « L’Hôpital Nord Franche-Comté a réceptionné cette nouvelle solution dès août 2016, ce qui nous a laissé quelques mois pour commencer à effectuer les paramétrages et accompagner la prise en main des équipes », ajoute-t-elle. Ainsi, pendant plusieurs semaines, techniciens et biologistes se sont régulièrement rendus dans les nouveaux locaux, encore inutilisés, pour apprendre ensemble à utiliser ces nouveaux outils. Ces formations communes ont, pour la responsable, « nettement favorisé l’intégration et la fusion des deux équipes ». Elle précise : « Au moment de l’emménagement, la plupart des personnes se connaissaient, alors que ce n’était clairement pas le cas six mois auparavant ».
 

Enjeu majeur de cette transition, la fusion des équipes et plus largement leur adhésion au projet ont été particulièrement travaillées. Comme nous l’avons évoqué, les techniciens volontaires ont par exemple été intégrés dès 2016 aux groupes de réflexions sur la réorganisation des postes. La mise en place de formations communes est venue renforcer les compétences de chacun et la cohésion de l’ensemble. Pourtant, « certaines tensions ont émergé », confie Pascale Dussert. « Quelques agents ont eu des difficultés à s’approprier l’outil numérique, mais le plus compliqué a certainement été de s’adapter à la nouvelle organisation, de changer les habitudes dans leur globalité, y compris sur le plan géographique », ajoute la responsable en notant que « beaucoup ont dû réapprendre un trajet qu’ils effectuaient depuis 20 ans ». Nouveaux locaux, nouveau matériel, nouvelles équipes, nouvelle organisation… Tout cela a assurément marqué les personnels du LBM et nécessité un temps d’adaptation de « 18 à 24 mois », estime la chef de service. Un processus auquel a cependant contribué l’arrivée de nouveaux professionnels, qui ne connaissaient pas « l’avant ».
 

La composition des équipes a en effet évolué au fil du temps, une transition que le LBM s’est attaché à accompagner en douceur. La mutualisation et l’automatisation de plusieurs tâches a ainsi permis de réduire les effectifs, soit 45 salariés aujourd’hui contre 55 auparavant. « Cette diminution s’est faite sur un temps long, entre 2015 et 2017, limitant ainsi les tensions », souligne Pascale Dussert. Pour favoriser une « jonction douce », les responsables du LBM et la direction des ressources humaines de l’Hôpital Nord Franche-Comté ont par exemple très tôt décidé de recruter des agents en contrat à durée déterminée pour remplacer temporairement certains départs et départs à la retraite. « La baisse des effectifs s’est faite naturellement. Nous avons d’ailleurs gardé plusieurs agents auparavant en CDD, la majorité même », ajoute la biologiste.
 

Au-delà de son impact, attendu, sur les ressources humaines, l’installation de la chaîne automatisée a en tous cas eu un bénéfice concret : le gain de temps observé par les équipes qui ont ainsi pu s’organiser pour « lisser » les délais de rendus entre les différents types d’analyses. « Chaque mois, nous effectuons une extraction des données pour évaluer le temps de traitement des examens urgents effectués en routine, détaille Pascale Dussert. 90 % des résultats sont rendus en moins d’une heure depuis l’arrivée au laboratoire, soit un délai comparable à ce que nous faisions auparavant. En revanche, nous sommes désormais beaucoup plus rapides dans le traitement des prélèvements non urgents, avec 85 % des résultats aujourd’hui rendus en moins de deux heures depuis le prélèvement ». Une avancée qui s’explique justement par ce choix technologique : tous les prélèvements sont actuellement traités via un flux robotisé unique, « depuis le chargement jusqu’à la conservation en armoire réfrigérée », décrit la responsable du LBM. « Il n’y a plus de portage manuel des tubes, tout est 100 % automatisé », ajoute-t-elle en précisant qu’« auparavant, le traitement des urgences s’effectuait à part et mobilisait donc plus de ressources ». Autre gain, l’automatisation assure une traçabilité en temps réel de chaque échantillon à toutes les étapes analytiques. Des constats qui, malgré une période de transition de près de quatre ans, permettent à la chef de service de tirer un bilan globalement positif : « Ces avantages valent bien tous ces efforts », confie-t-elle, se disant d’ailleurs convaincue de « l’importance d’une évolution constante des pratiques » pour que l’hôpital continue à offrir le meilleur à ses patients.
 

La création de l’Hôpital Nord Franche-Comté

En projet depuis les années 90, la fusion des hôpitaux de Belfort et de Montbéliard a réellement commencé en 1999 avec la mise en place d’une direction commune à ce qui était alors le « Centre Hospitalier de Belfort-Montbéliard ». L’année suivante, la mise en œuvre effective de la fusion se traduit par l’élargissement de cette gouvernance commune – conseil d’administration, comité technique d’établissement, commission médicale d’établissement. En 2004, le projet d’établissement prévoit la construction d’un nouveau bâtiment, qui sera plus tard fixé sur la commune de Trévenans, à mi-chemin entre les deux sites historiques. Officiellement lancés en 2013, les travaux se poursuivent jusqu’en 2017, année où l’établissement accueille son premier patient. Le déménagement des différents services s’étale sur trois mois, de janvier à mars, accompagnant la montée en charge progressive du site de Tévenans, désormais lieu d’accueil unique de l’Hôpital Nord Franche-Comté.

Article publié dans l'édition de septembre 2021 d'Hospitalia à lire ici.